Ein Tag als Revenue Coordinator

Ein normaler Morgen – vielleicht

Mein Arbeitstag beginnt früh – nicht, weil ich besonders gerne den Sonnenaufgang beim Yoga genieße, sondern weil verlässliche Daten bestenfalls vor Start der Revenue Manager auf dem Tisch liegen sollten (und weil ich auch kein Yoga mache). Meist noch vor dem ersten Kaffee starte ich mit dem täglichen Check der Pick-Up Reports. Diese Berichte bilden das Fundament für die strategische Entscheidungsfindung der Revenue Manager – und damit auch für viele operative Maßnahmen im Hotelalltag.

Ein Teil der Reports ist inzwischen automatisiert, was den Prozess effizienter macht. Aber: Effizienz ersetzt keine Aufmerksamkeit. Meine Aufgabe besteht deshalb nicht nur im bloßen Weiterleiten von Zahlen, sondern im aktiven Hinterfragen ihrer Richtigkeit und Aussagekraft. Parallel dazu lade ich manuell Reports aus verschiedenen Systemen herunter, fülle Tools, prüfe auf Plausibilität – und schließlich endet dieser Part mit der Nachricht an die Revenue Manager: „Dein Pick-Up ist fertig“ – für mich heißt es spätestens jetzt: Aufbruch zur Kaffeemaschine.

Es klingt nach stumpfer Routine – und ist es in gewisser Weise auch. Doch wie bei jeder Routine lauern auch hier Stolpersteine: Berichte wurden aus dem falschen Zeitraum gezogen, Datensätze fehlen plötzlich, das Pick-Up-Tool zeigt schlichtweg keinen Pick-Up an (was in der Regel eher ein technischer Fehler als Realität ist – hoffentlich zumindest), oder es tauchen auffällige Buchungen auf, die nicht ins Bild passen. All das passiert regelmäßig, und auf die Automatisierung ist eben auch nicht immer Verlass – Technik halt. Wo in anderen Unternehmen ein defekter Drucker Grund zur Aufregung ist, ist es bei uns definitiv ein Fehler in der Automatisierungssoftware. So kann sich der Zeitaufwand der morgendlichen To Do’s leicht mal verdreifachen.

Mal früher, mal später, sind dann alle über ihre aktualisierten Tools und etwaige Auffälligkeiten informiert – und ich bereite mich auf all die darüber hinaus anstehenden Aufgaben und Projekte vor. Einige davon geplant, manche schnell erledigt, oft auch nicht vorhersehbar, nicht angekündigt und bestenfalls schon gestern zu erledigen gewesen.

Geplant ist täglich, die Änderungen in den von uns betreuten Tools umzusetzen. Das klingt nach stumpfer Fleißarbeit – ist es auch… ABER gleichzeitig eine einfache Möglichkeit, jeden Tag was Neues zu lernen:

1. Hol dir den zweiten Kaffee, bevor du startest.
2. Wir bekommen Einblick in eine riesige Systemvielfalt – vom klassischen PMS über unterschiedliche Revenue Management Systeme bis hin zu BI-Tools und Channel Managern. Jedes Hotel arbeitet ein bisschen anders, und genau das macht den Reiz aus. Mit der Zeit entsteht ein fundiertes Verständnis für Systemarchitekturen, Schnittstellen und ihre Stolperfallen. Du weißt nicht, was diese Systeme sind? Keine Sorge – das lernst du innerhalb der ersten Tage.
3. Wer fragt, lernt schneller. Änderungen der Revenue Manager bieten die perfekte Gelegenheit, nicht nur stumm umzusetzen, sondern zu hinterfragen: Warum soll hier die Rate steigen? Warum braucht es dort einen Mindestaufenthalt? Und wieso wird ein bestimmter Kanal plötzlich geschlossen?

Natürlich heißt das nicht, dass man jede Anpassung für alle Häuser täglich hinterfragt – dann verbringt man den ganzen Tag mit Fragenstellen. Aber wer sich gezielt ein oder zwei Hotels vornimmt, bei denen man regelmäßig „mitdenkt“, kann wirklich viel lernen.

Spontan, geplant, wichtig – alles gleichzeitig

Neben der täglichen Routine gibt es eine ganze Reihe an Aufgaben, die darüber hinaus anstehen – mal geplant, mal spontan, mal dringend, oft alles gleichzeitig. Sobald in der Stadt ein neues Konzert, eine Messe oder ein Sportevent angekündigt wird, heißt es für uns: schnell reagieren. Das bedeutet kurzfristige Raten- oder Mindestaufenthaltsanpassungen umsetzen, Kanäle prüfen und sicherstellen, dass die Strategie auch auf Event-Realität trifft – nicht umgekehrt.

Wir bereiten Tools vor, konsolidieren Daten, glätten Ecken und Kanten in Reports und stellen sicher, dass das Ergebnis nicht nur stimmig ist, sondern auch präsentierbar. Präsentation beginnt meist intern – bei unseren Meetings.

Da wären zum Beispiel wöchentliche oder monatliche Team Meetings. Besonders spannend finde ich es, wenn ich an den Revenue Meetings von Hotels, die ich betreue, teilnehmen kann. Ich bekomme Einblick in die strategische Ebene, höre, welche Ziele gesetzt werden, wie Märkte sich entwickeln – und verstehe, wie das eigene tägliche Tun Teil eines viel größeren Ganzen ist. Erkenntnis: Der Excel-Tabellenkosmos hat eine überraschend große Außenwirkung.

Struktur trifft Freiheit

Auch wenn manche Aufgaben auf den ersten Blick eher trocken wirken (und ich bei weitem nicht alle genannt habe) – genau die Mischung macht’s für mich. Zwischen Datenpflege, Tools und Meetings bleibt überraschend viel Raum für Eigenverantwortung. Natürlich gibt es feste Termine wie die täglichen Pick-Up-Reports, aber wie ich meinen Tag drum herum gestalte, liegt größtenteils bei mir.

Eine Sache, mit der sich gut eine kleine oder große Lücke im Kalender füllen lässt: Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten – zu Soft Skills, Systemen, Distribution, Tools und vielem mehr. Die Möglichkeiten, sich selbst voranzubringen, gehen so schnell nicht aus.

Auch bei b+b gibt es SOPs, Guidelines und – ja – ab und an auch Meetings, die im Grunde eine einfache Mail hätten sein können. Trotzdem kann ich mir meine Aufgaben größtenteils selbst einteilen, Verantwortung übernehmen, Prozesse hinterfragen und Ideen einbringen. Ob ich morgens lieber die Denkarbeit mache und mich nachmittags in Fleißarbeit vertiefe oder umgekehrt – ich kann es so gestalten, wie es zu mir passt (abhängig vom verfügbaren Kaffee morgens auch gut so). Und wenn die Selbstorganisation mal nicht ganz klappt – kein Problem. Es gibt auch Schulungen zum Thema Zeitmanagement.

Wer gerne genau arbeitet, eigenverantwortlich denkt, Zusammenhänge versteht und trotzdem nie den Spaß verliert – für den ist diese Rolle ideal. Für mich ist sie mehr als reine Zuarbeit – sie ist mein Platz im Team. Und ein ziemlich spannender noch dazu.

Geschrieben von Aileen Kraak