Ohne Pick-Up kein Puls: Warum ist es so wichtig für das Hotel?

Neulich im Gespräch mit einem Freund lag ihm eine Frage auf dem Herzen: Wie kann man nur den ganzen Tag Buchungen analysieren?
Ich lächelte: Stell es dir vor wie den Herzschlag eines Hotels zu fühlen – man steht nicht direkt im Hotel und schaut den Gästen beim Check-in zu, sondern man prüft den Pick-Up.

Er schaut mich verwirrt an: Pick… was?

Ich beschrieb es sachlich: Der Pick-Up beschreibt die Veränderung des Buchungsstands eines Hotels innerhalb eines bestimmten Zeitraums (meist bis Ende des nächsten Kalenderjahres). Er zeigt, wie viele zusätzliche Buchungen im Vergleich zum Vortag, zur Vorwoche oder zu einem festgelegten Referenzzeitpunkt eingegangen sind und berücksichtigt dabei auch Stornierungen. Damit liefert der Pick-Up eine wichtige Kennzahl für die Beurteilung der aktuellen Marktnachfrage und der Wirksamkeit von Preisstrategien Beispiel: Hattest du gestern 80 Zimmer für nächste Woche und heute sind es 90, beträgt der Pick-Up 10 Zimmer. Läuft es andersherum, fehlen Buchungen – der Herzschlag des Hotels wird schwächer und das wirkt sich direkt auf den Umsatz aus.

Mein Freund runzelte die Stirn und fragte: Okay, und was braucht man eigentlich, um den Pick-Up richtig zu analysieren? Wie versteht man das?
Ich erklärte ihm, dass man keine komplizierten Modelle braucht, sondern ein paar grundlegende Kennzahlen:

• Zimmernächte: Wie viele zusätzliche Nächte wurden gebucht? Wie wirken sich Stornierungen aus?
• Umsatz: Wie viel Einnahmen bringen die neuen Buchungen (minus Stornierungen)?
• Durchschnittlicher Preis (ADR): Liegen die neuen Buchungen über oder unter dem bisherigen Durchschnitt? Steigt oder fällt die ADR?
• Vergleichswerte: Wie war der Pick-Up gestern? Wie im Vorjahr am gleichen Tag? So erkennt man, ob der Herzschlag des Hotels kräftig oder schwach ist.

Beispiel: +20 Zimmernächte im Vergleich zu gestern, plus X Euro Umsatz, ADR leicht gestiegen. Klingt positiv. Aber: Wenn der Vergleich zum gleichen Tag im Vorjahr -30 Zimmernächte zeigt, ist das ein Warnsignal. Mehrere Perspektiven gleichzeitig betrachten – das ist entscheidend.

Aber auch die Visualisierung des Pick-Ups spielt eine entscheidende Rolle für die Analyse und Interpretation der Buchungsdynamik. Je nachdem, welchen Zeitraum man wählt, beispielsweise zwei Wochen oder mehrere Monate – verändert sich das Bild deutlich. Eine kurze Lead Time zeigt kurzfristige Buchungstendenzen und kann auf spontane Nachfrage oder Last-Minute-Verhalten hinweisen, während eine längere Lead Time eher strategische oder planungsorientierte Buchungen widerspiegelt. Daher beeinflusst die gewählte Visualisierung maßgeblich, welche Schlüsse aus dem Pick-up gezogen werden können und welche Maßnahmen zur Optimierung des Buchungsverhaltens sinnvoll sind.

Warum Pick-Up täglich wichtig ist

• Frühwarnsystem: PickUp zeigt, wie aktiv die Buchungen aktuell sind – wie der Puls des Hotels.
• Schnelle Reaktion: Bei freien Kapazitäten kann man Preisaktionen oder Marketingmaßnahmen anpassen.
• Planungssicherheit: Housekeeping, Personal und Ressourcen lassen sich besser steuern.
• Vergleichen und lernen: Rückblicke auf das Vorjahr zeigen, welche Faktoren den Erfolg beeinflusst haben.

Worauf man achten sollte

Für die Bewertung des Pick-Ups ist der Vergleich mit anderen Kennzahlen unerlässlich. Dabei spielen insbesondere das Budget, der Forecast und die OTB-Zahlen (On the Books) eine zentrale Rolle. Das Budget definiert die wirtschaftlichen Zielgrößen eines Hotels, meist auf Jahres- oder Monatsebene. Es bildet den Soll-Wert, an dem die tatsächliche Entwicklung gemessen wird. Der Forecast hingegen ist eine dynamische Prognose, die auf aktuellen Buchungsdaten, Marktbedingungen und Erfahrungswerten aus z. B. dem letzten Jahr basiert.

Während das Budget zu Beginn einer Periode festgelegt wird, wird der Forecast regelmäßig angepasst, um die angepasste und realistische Erwartung der zukünftigen Performance abzubilden. Der OTB-Wert zeigt den aktuellen Buchungsstand zu einem bestimmten Zeitpunkt. Der Pick-Up erklärt die Veränderung dieses Werts und ermöglicht es, Abweichungen zwischen Forecast und Budget besser zu verstehen und einzuordnen.

Ein Beispiel verdeutlicht die Zusammenhänge: Liegt das Hotel im Moment noch unter dem Budget, zeigt aber einen starken positiven Pick-Up, kann davon ausgegangen werden, dass sich die Nachfrage erholt und der Forecast nach oben angepasst werden sollte. Bleibt der Pick-Up dagegen über mehrere Tage schwach, obwohl das Budget hohe Zielwerte vorsieht, ist eine Überprüfung der Preisstrategie oder der Vertriebsmaßnahmen erforderlich. So dient der Pick-Up als Frühwarnsystem, um Zielabweichungen frühzeitig zu erkennen und steuernd einzugreifen.

Außerdem sollte man auch auf folgende Dinge achten:

• Events & Marktbedingungen: Große Veranstaltungen können Pick-Up erhöhen, aber das bedeutet nicht automatisch, dass Preise überall angepasst werden sollten. Konkurrenz, Vertriebskanäle und Marktbedingungen müssen berücksichtigt werden.
• Überreaktion vermeiden: Ein einzelner schwacher Tag ist kein Grund zur Panik. Trends über mehrere Tage sind aussagekräftiger.
• Ein kontinuierlicher Informationsaustausch zwischen Revenue Management, Sales und Marketing ermöglicht eine abgestimmte Steuerung von Preisgestaltung und Vertriebsmaßnahmen sowie die gemeinsame Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Nach einiger Zeit liest man diese Reports wie einen Roman: ein bisschen Drama, etwas Spannung, manchmal Freude – und hoffentlich ein Happy End. Pick-Up ist mehr als nur eine Zahl auf einem Dashboard. Der kleine Nervenkitzel morgens beim Öffnen der Zahlen: „Was hat sich über Nacht getan?“ Das Aufatmen bei steigendem Pick-Up – das Stirnrunzeln bei stagnierenden Zahlen.

Vielleicht ist Pick-Up am Ende wirklich wie der Herzschlag des Hotels: manchmal schneller, manchmal langsamer – aber ganz ohne geht es nicht.

Geschrieben von Johannes Beck